En este artículo vamos a enumerar los gastos deducibles más importantes en todo negocio. Pero más importante, aún si cabe, y si no queremos tener problemas con Hacienda, los REQUISITOS que deben cumplir esos gastos para que sean deducibles.

Requisitos generales para la deducibilidad de los gastos

Con carácter general, para que un gasto sea deducible en una actividad económica, es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:

1.- Justificación

2.- Contabilización

3.- Imputación

4.- Necesidad

Vamos a ver cada uno de ellos.

Justificación

Un gasto se justifica mediante la correspondiente factura o documento justificativo (escritura notarial, sentencia judicial, contrato, etc.)

El que se tenga la factura no constituye un medio de prueba privilegiado, por lo que la Administración Tributaria puede cuestionarla, por lo que el contribuyente deberá aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones.

Los gastos deben justificarse mediante factura completa, entregada por el empresario/profesional que haya realizado la correspondiente operación. Esta factura completa debe cumplir los requisitos establecidos en el RD 1619/2012.

En los gastos de restaurantes, bares, parquímetros, peajes, taxis, etc., la jurisprudencia ha señalado que no cabe exigir una factura completa con indicación del destinatario, ni menos acreditar la relación directa con la actividad. Han de ser consideraciones generales respecto de los usos y costumbres habituales en estos casos, en relación con la razonabilidad y proporcionalidad lo que determine su admisión o rechazo.

Contabilización

El gasto debe estar contabilizado, en actividades empresariales de carácter mercantil, cuyos rendimientos se calculen por el método de estimación directa modalidad normal.

En el resto de los casos, actividades empresariales sin carácter mercantil y profesionales en estimación directa normal; y todas las actividades empresariales y profesionales en estimación directa modalidad simplificada), puesto que la llevanza de la contabilidad no es obligatoria, el gasto debe estar reflejado en el correspondiente libro de compras y gastos que se debe llevar a efectos fiscales.

El gasto, además de contabilizado, debe ser efectivo, es decir, que debe responder a una operación efectivamente realizada, no siendo deducibles gastos anotados que respondan a operaciones inexistentes o ficticias.

Imputación

Los ingresos y gastos se deben imputar en el ejercicio en el que se devenguen, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro (principio de devengo). Además deben estar correlacionados los unos con los otros, es decir, los gastos necesarios para los ingresos contabilizados (de aquí que se tenga que realizar un inventario a final de año para imputar el gasto de las compras del ejercicio adecuadamente, es decir, las que han servido para las ventas del ejercicio).

Existen otros criterios de imputación temporal admitidos, p. e. el de caja, pero debe cumplirse con ciertos requisitos.

Necesidad

Para que un gasto sea deducible, tiene que estar relacionado con los ingresos (de forma directa o indirecta), y por tanto necesario para obtener dicho ingreso.

Gastos deducibles

Una vez estudiados los requisitos para que un gasto sea deducible, ahora vamos a enumerar los más comunes. En el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas se relacionan en el Grupo 6, compras y gastos. Comenzamos:

1.- Compras de mercaderías, materias primas u otros aprovisionamientos. Son las compras de lo que vende, produce o gasta en el proceso productivo. Por ejemplo, un supermercado compra leche para después venderla (compra de mercaderías), un obrador de pan compra harina para hacer el pan (compra de materias primas). La diferencia entre mercaderías y materias primas u otros aprovisionamientos es que los primeros se venden sin transformarlos, tal cual los compran; y los segundos se utilizan en el proceso productivo para obtener el producto que luego vende.

2.- Arrendamientos. Es lo que pagamos por el alquiler de inmuebles o bienes muebles que estén a disposición de la empresa. El típico alquiler del local donde desarrollas la actividad.

3.- Cánones. Es el pago por el derecho a uso que realizas de una propiedad industrial, por ejemplo, cuando pagas por el uso de un programa informático de TPV.

4.- Reparaciones y conservación. Son los gastos de los bienes que utilizas en tu empresa, el local, la maquinaria, el mobiliario, el coche…

5.- Servicios de profesionales independientes. Importes que se pagan a abogados, economistas, notarios y a agentes medidores (de comercio) independientes.

6.- Transportes. Cuando la empresa debe realizar el transporte de las ventas y lo hace un tercero. Cuando vendemos algo y lo enviamos por mensajería, el coste de la mensajería sería este gasto de transporte. Hay que tener cuidado porque si lo que hacemos es comprar algo, el coste del transporte es mayor valor de la compra, y no se contabiliza en esta cuenta. Por ejemplo, si compras harina por 10 y el coste del transporte es de 2, realmente has comprado harina por 12, y se contabiliza todo como compras de materias primas.

7.- Seguros. Los seguros de responsabilidad civil, el seguro del local/tienda, el seguro de la furgoneta, etc.

8.- Servicios bancarios. Aquí se incluyen todo tipo de comisiones y servicios bancarios que NO sean gastos financieros (intereses).

9.- Publicidad, propaganda y relaciones públicas. Los que indican su propio nombre.

10.- Suministros. Los más normales, electricidad, agua, gas, teléfono, internet.

11.- Otros servicios. Los servicios no incluidos en ningún otro apartado anterior.

12.- Sueldos y salarios. Las remuneraciones de los empleados.

13.- Seguridad Social a cargo de la empresa. Cuotas de la Seguridad Social por las distintas prestaciones que realizan (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, accidentes de trabajo, etc.).

14.- Intereses. Los pagados por los préstamos, pólizas de crédito, hipotecas, leasing o cualquier otro tipo de financiación que hayamos solicitado.

15.- Amortizaciones. Las cuotas de amortización de los bienes que utilizas en la empresa para llevar a cabo la actividad. Los bienes que se amortizan son aquellos que estarán en funcionamiento durante más de un año, y que por tanto, van a estar al servicio de la empresa durante bastante tiempo, por ejemplo, la furgoneta, la mesa, el aire acondicionado, el ordenador, el local (si es tuyo), etc.

Estos son los gastos más comunes que se pueden deducir en una actividad económica, aunque hay más, por ejemplo, las pérdidas por créditos incobrables (cuando un cliente no te paga), o la obsolescencia de las existencias (mercaderías que han perdido valor porque no las has vendido).

Volvemos a hacer hincapié en que todos estos gastos deben estar bien justificados para que sean deducibles ante AEAT y posteriormente no tengamos problemas.